POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (PORTAIL DES PATIENTS DE CYCLONE SANTÉ)
Dernière mise à jour : 23 mai 2024
Il est important pour nous que vous ayez confiance en notre traitement de vos renseignements personnels. C'est pourquoi Cyclone Santé Inc. (« Cyclone Santé », « nous », « notre », « nos »), a préparé la présente Politique de confidentialité (la « Politique ») afin de vous fournir des informations importantes sur la façon dont elle ainsi que ses collborateurs accèdent à vos renseignements personnels, les recueillent, les utilisent, les conservent, les communiquent et les partagent (collectivement, le « Processus »), ainsi que sur les droits que vous avez à l'égard de ces renseignements lorsque vous utilisez notre portail des patients à l'adresse https://cyclone.illuxi.com/ (le « Portail »).
Veuillez lire la Politique attentivement. Nous l'avons rédigée sous forme de foire aux questions pour en faciliter la lecture.
Si vous avez des questions sur notre traitement de vos renseignements personnels ou sur la Politique, veuillez nous écrire à expertises@cyclonesante.com. Vous pouvez aussi joindre par courrier la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Cyclone Santé :
Cyclone Santé Inc.
À l'attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels
1470, rue Peel, Tour A, 8e étage
Montréal (Québec) H3A 1T1
Canada
1. Quand la Politique s'applique-t-elle et que couvre-t-elle?
La Politique traite des questions suivantes :
- la façon dont vos renseignements personnels sont traités lorsque vous accédez au Portail et l'utilisez, ou lorsque vous remplissez des formulaires sur le Portail;
- l'utilisation de technologies de suivi sur le Portail, comme les témoins (tels qu'ils sont définis ci-dessous; cliquez ici pour accéder directement à l'article sur les témoins)
« Vous » désigne les personnes qui ont accès au Portail et l'utilisent, à savoir :
- les médecins, les docteurs en médecine et les autres évaluateurs avec lesquels nous avons conclu des contrats;
- nos clients et leurs employés;
- toute autre personne autorisée à accéder au Portail et à l'utiliser.
Vous ne pouvez pas accéder au Portail ou l'utiliser sans autorisation de notre part à cet effet. Si vous accédez au Portail ou l'utilisez sans notre autorisation, nous ne sommes pas responsables de ce qui pourrait se produire à la suite de la fourniture par vous de vos renseignements personnels.
Cette Politique ne s'applique pas à notre site Web général ni à vos interactions avec nous sur les médias sociaux, par courriel ou par le biais du formulaire permettant de nous joindre en ligne.
Elle ne s'applique pas non plus aux sites Web, aux applications ou aux autres services de tiers qui peuvent être accessibles par le biais de liens sur le Portail. Nous ne sommes pas responsables de leurs procédures et pratiques applicables au traitement de vos renseignements personnels. Il leur incombe de vous fournir leurs propres politiques de confidentialité et nous vous encourageons à lire ces politiques avant d'utiliser ces services externes.
2. Qu'entendons-nous par « renseignements personnels »?
Dans la Politique, le terme « renseignements personnels » désigne tous les renseignements qui nous permettent de vous identifier directement ou indirectement, y compris les témoins et d'autres données électroniques comme les adresses IP. Certains renseignements peuvent ne pas être personnels en eux-mêmes, mais peuvent le devenir s'ils sont associés ou combinés à d'autres renseignements de manière à nous permettre d'identifier une personne.
3. Quels types de renseignements personnels traitons-nous, et pourquoi?
De façon générale, nous recueillons vos renseignements personnels afin de créer votre compte d'utilisateur, de vous permettre d'accéder au Portail et de l'utiliser, et d'administrer le Portail, dans le but ultime de fournir nos services à nos clients.
Les catégories et les types de renseignements personnels susceptibles d'être traités lorsque vous utilisez le Portail, ainsi que les motifs de leur traitement, sont présentés ci-dessous.
Veuillez noter que si vous fournissez à Cyclone Santé des renseignements personnels concernant d'autres personnes, vous devez d'abord obtenir leur consentement, comme l'exige la loi applicable.
Veuillez également noter que si vous ne nous fournissez pas les renseignements que nous demandons, il se peut que vous ne puissiez pas accéder au Portail et l'utiliser.
La loi applicable peut exiger que certaines fonctions technologiques du Portail (comme les témoins non nécessaires) soient désactivées par défaut dans la mesure où celles-ci nous permettent de recueillir des renseignements personnels pour effectuer le profilage de personnes et/ou les géolocaliser. Dans ce cas, Cyclone Santé vous demandera votre consentement avant d'activer ces fonctions, et vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment. Cela n'aura toutefois aucune incidence sur la légalité du traitement qui a eu lieu avant que vous ayez retiré votre consentement.
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Catégorie |
Types de renseignements |
Motifs du traitement |
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Données relatives au compte d'utilisateur |
Prénom, nom, adresse courriel, nom de l'employeur |
Ces renseignements sont recueillis afin de confirmer que vous êtes un utilisateur autorisé et de créer votre compte d'utilisateur pour que vous puissiez accéder au Portail et l'utiliser. |
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Données d'utilisation |
Renseignements transmis par le biais des formulaires accessibles sur le Portail, renseignements liés à l'interactivité avec certaines fonctionnalités du Portail, aux pages visitées et aux demandes d'information |
Ces renseignements sont recueillis par des moyens technologiques ou lorsque vous les fournissez, et ils nous renseignent sur la manière dont vous utilisez le Portail, afin que nous puissions améliorer votre expérience en ligne et nos services, à des fins d'information et d'offre promotionnelle, ainsi qu'à des fins de communication, de statistiques et d'analyse de données prédictives. Ces renseignements peuvent aussi être recueillis à l'aide de témoins (pour en savoir davantage sur la façon dont nous utilisons les témoins, cliquez ici). |
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Données électroniques |
Adresse IP, identifiant de l'abonné mobile, type d'appareil, système d'exploitation et type de navigateur Internet, résolution d'écran, nom et version du système d'exploitation, fabricant et modèle de l'appareil, plugiciels, modules complémentaires, heures et jours de connexion |
Nous recueillons automatiquement ces renseignements pour assurer le bon fonctionnement de notre Portail, pour corriger les bogues ou pour améliorer la sécurité du Portail. Nous les utilisons également pour en savoir plus sur votre utilisation du Portail, et à des fins de statistiques et d'analyse de données prédictives. Ces renseignements peuvent aussi être recueillis à l'aide de témoins (pour en savoir davantage sur la façon dont nous utilisons les témoins, cliquez ici). |
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Données de contact |
Adresse, courriel, prénom et nom de famille, téléphone, région, préférences de langue, nom de votre organisme, et contenu des messages que vous nous envoyez (y compris toute pièce jointe) |
Si vous communiquez avec nous par courriel, par le biais d'un formulaire en ligne sur le Portail ou par d'autres moyens, nous recueillons les renseignements que vous partagez avec nous afin de répondre à votre message et à vos demandes. |
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Données relatives au consentement |
Options d'inclusion que vous avez activées par l'intermédiaire du Portail |
Nous pouvons enregistrer les consentements et les refus de consentement que vous nous communiquons, y compris ceux liés aux pratiques décrites dans la Politique, à nos conditions générales, à notre collecte de vos données de localisation géographique à partir de votre appareil mobile ou de votre navigateur Web, et à notre utilisation de certains fournisseurs de services tiers et à leurs propres modalités et politiques de confidentialité, s'il y a lieu. |
4. Qu'en est-il des témoins et des autres technologies de suivi?
Dans la Politique, le terme « témoins » désigne également d'autres technologies similaires, comme des pixels, des étiquettes et des balises.
Les témoins sont de petits fichiers utilisés par les serveurs Web qui sont placés sur votre ordinateur ou autre appareil lorsque vous consultez un site Web afin d'améliorer votre expérience en ligne. Par exemple, ils peuvent se souvenir de vos préférences de langue de sorte que les sites Web que vous consultez s'affichent dans votre langue de prédilection d'entrée de jeu, ils peuvent maintenir l'ouverture de votre session de façon à vous éviter de saisir à nouveau vos informations de connexion chaque fois que vous consultez un site Web donné, et ils peuvent optimiser l'affichage d'un site Web en fonction de l'appareil particulier ou du type de navigateur que vous utilisez.
Nous et nos partenaires utilisons des témoins pour compiler des données individuelles et agrégées concernant le trafic et les interactions sur le site Web en vue d'améliorer continuellement votre expérience sur le Portail et en lien avec ses fonctionnalités et de vous fournir une expérience personnalisée, et à des fins de statistiques et d'analyse de données prédictives.
De façon générale, nous utilisons des témoins de première partie, de tierce partie, temporaires et persistants. Les témoins que nous installons nous-mêmes sont appelés « témoins de première partie », et ceux qui sont installés par nos partenaires et fournisseurs de services tiers sont appelés « témoins de tierce partie ».
- Les témoins temporaires sont supprimés dès la fermeture du navigateur. De nombreux témoins temporaires sont essentiels au bon fonctionnement de notre site Web, puisqu'ils vous permettent habituellement de naviguer entre les pages et d'utiliser les différentes fonctionnalités qui vous sont offertes.
- Les témoins persistants restent sur votre appareil pendant une période prolongée ou jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement. Certains témoins persistants ont une « durée de vie » prédéterminée sur votre appareil, tandis que d'autres peuvent y rester indéfiniment. Nous utilisons des témoins persistants pour enregistrer certaines de vos préférences de navigation sur notre site Web, afin que vous n'ayez pas à définir les mêmes paramètres chaque fois que vous le consultez. Cela peut être le cas, par exemple, de vos préférences de langue. Si votre langue de prédilection est l'anglais, un témoin persistant peut faire en sorte que notre site Web s'affiche toujours en anglais d'entrée de jeu lorsque vous le consultez. Les témoins persistants peuvent nous aider à vous reconnaître lorsque vous visualisez une de nos ressources (une annonce, par exemple) sur un autre site Web ou une autre application, et à enregistrer des renseignements au sujet de vos habitudes de navigation tout au long de la durée de vie des témoins.
La loi applicable peut exiger que certains témoins soient désactivés par défaut dans la mesure où ceux-ci permettent de recueillir des renseignements personnels pour effectuer du profilage et/ou de la géolocalisation. Dans ce cas, votre consentement sera sollicité avant que ces témoins puissent être activés.
Voici quelques exemples de témoins que nous utilisons :
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Catégorie |
Descriptions et explications |
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Témoins nécessaires |
Les témoins nécessaires permettent le bon fonctionnement du site Web, de ses fonctionnalités de base et de ses dispositifs de sécurité. Par exemple, les témoins nécessaires servent à vérifier le fonctionnement du site Web à la suite d'un changement du protocole HTTP au protocole HTTPS ou pour enregistrer votre préférence en matière de témoins si on vous invite à accepter ou à refuser certains témoins. |
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Témoins d'analyse |
Les témoins d'analyse servent à comprendre comment des visiteurs interagissent avec un site Web. Par exemple, ils fournissent des informations et des mesures sur le nombre de visiteurs, la source de trafic, etc. Nous pouvons par exemple utiliser des témoins _ga et _gid (Google Analytics), lesquels sont des témoins de tierce partie qui nous aident à déterminer les sections de notre site Web qui sont les plus fréquentées et l'origine des utilisateurs. Ils nous procurent également d'autres analyses qui nous aident à améliorer notre site Web et l'expérience utilisateur. |
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Témoins fonctionnels |
Les témoins fonctionnels permettent d'offrir des fonctionnalités utiles comme l'enregistrement de certaines de vos préférences afin de faciliter votre expérience de navigation. Par exemple, nous pouvons utiliser lang (LinkedIn), un témoin de tierce partie qui enregistre la préférence de langue d'un utilisateur. |
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Témoins publicitaires |
Dans la mesure où la loi applicable le permet, nous utilisons les témoins de ciblage à des fins de marketing et de profilage, afin de vous envoyer des annonces pertinentes pour vous, que ce soit directement ou par l'intermédiaire de nos fournisseurs. Par exemple, nous pouvons utiliser le témoin de tierce partie _fbp (Facebook) pour vous présenter des annonces pertinentes lorsque vous êtes soit sur Facebook, soit sur une plateforme numérique alimentée par les annonces de Facebook, après que vous avez consulté notre site Web. |
Pour en savoir davantage sur les témoins, vous pouvez consulter des sites Web tels que http://www.cookiecentral.com/ et https://www.allaboutcookies.org/ (en anglais seulement).
Pour savoir comment gérer vos préférences en matière de témoins sur votre navigateur Web, cliquez ici pour accéder à la section s'y rapportant.
5. À qui divulguons-nous vos renseignements personnels, et pourquoi?
Nous tenons à indiquer que nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des courtiers en données. Toutefois, nous partageons certains de vos renseignements personnels avec nos fournisseurs de services et d'autres tiers dont nous sollicitons les services pour fournir le Portail, pour réaliser d'autres activités, notamment des activités de marketing ou d'audit, ou à d'autres fins, lorsque cela est permis ou exigé par la loi applicable.
Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le tableau ci-dessous.
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Catégorie |
Motifs du traitement |
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Fournisseurs de services |
Nous sollicitons les services d'illuxi pour fournir la plateforme technologique qui prend en charge le Portail. Cliquez ici pour consulter son site Web et sa politique de confidentialité. Certains de vos renseignements personnels sont donc susceptibles d'être communiqués à illuxi et à ses fournisseurs de services respectifs. |
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Partenaires de marketing |
Nous faisons appel à des partenaires de marketing pour gérer notre clientèle potentielle et vous fournir du contenu marketing pertinent. Aux fins de toutes ces activités, nos partenaires de marketing doivent accéder à certains de vos renseignements personnels, notamment par l'intermédiaire de témoins, dans la mesure où la loi applicable le permet. Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins lorsque vous utilisez le Portail, cliquez ici. Pour savoir comment gérer vos paramètres en matière de témoins, cliquez ici. |
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Entités membres du groupe de sociétés de Cyclone Santé |
Dans la mesure où la loi applicable le permet, nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à des entités du groupe de sociétés de Cyclone Santé (par exemple, ExamWorks Canada inc.) pour réorganiser les actifs et/ou les opérations en son sein. |
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Conseillers et auditeurs |
Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à nos conseillers financiers et juridiques ou à des auditeurs si cela est raisonnablement nécessaire ou si nous devons le faire pour défendre nos droits et nos intérêts. |
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Organismes d'application de la loi et autres autorités gouvernementales compétentes |
Les autorités peuvent nous présenter des demandes pour accéder à vos renseignements personnels. Nous vérifierons la légalité de ces demandes avant d'y répondre. Dans la mesure du possible, nous vous en aviserons et, dans tous les cas, nous ne communiquerons que les renseignements strictement nécessaires. |
En cas de fusion ou d'acquisition, de vente ou de restructuration, de dépôt de bilan, de procédure d'insolvabilité ou de circonstances semblables, vos renseignements personnels peuvent également être transférés, ou nous pouvons devoir communiquer certains de vos renseignements personnels aux fins de discussion, de négociation ou de conclusion d'une telle transaction.
6. Où stockons-nous vos renseignements personnels et combien de temps les conservons-nous?
Les renseignements personnels recueillis par le biais du Portail sont stockés au Québec (Canada), sur les serveurs du tiers fournisseur de services d'hébergement d'illuxi, Amazon Web Services, Inc. Certains de vos renseignements personnels peuvent également être stockés et traités dans d'autres pays où nous employons des fournisseurs de service. Par conséquent, en utilisant le Portail, vous consentez au transfert de vos renseignements personnels vers des pays autres que votre pays de résidence, dans lesquels les règles de protection des données peuvent être différentes de celles qui s'appliquent dans votre pays (par exemple, les États-Unis). Lorsque ces renseignements se trouvent à l'extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils sont détenus et peuvent être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de réglementation de cet autre pays, conformément aux lois de ce pays.
Cyclone Santé conservera vos renseignements personnels le temps nécessaire à la fourniture de ses services ou pendant une plus longue période si la loi applicable l'exige, la plus longue de ces deux périodes étant celle qui s'applique. Veuillez communiquer avec nous si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la durée de conservation de vos renseignements personnels.
7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
De façon générale, nous avons mis en place diverses mesures de protection physiques, administratives, organisationnelles, techniques et technologiques ayant pour but de protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels sous notre contrôle, en tenant compte de la sensibilité, de la quantité, de la distribution et du format de ces renseignements. Par exemple, nous mettons en œuvre un processus de gestion des accès et organisons des formations de sensibilisation à la sécurité pour nous assurer que nos utilisateurs connaissent les pratiques sécuritaires en matière de gestion des renseignements détenus. Notre organisation prend des mesures destinées à garantir que l'accès aux renseignements personnels n'est accordé qu'aux personnes ayant réellement besoin d'y accéder.
Illuxi a également mis en place des mesures de sécurité pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu'elle traite par le biais du Portail. Pour en savoir davantage au sujet de ses pratiques, cliquez ici.
Il est toutefois important de noter qu'aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est sûre à 100 %. Soyez donc toujours prudent lorsque vous communiquez vos renseignements personnels.
8. Avez-vous des droits à l'égard de vos renseignements personnels?
Absolument. Au Canada, vous avez généralement le droit d'accéder à vos renseignements personnels et de les rectifier s'ils sont inexacts, dans certaines circonstances. Sur demande écrite, sous réserve d'une preuve d'identité et si la loi le permet, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et demander que les rectifications nécessaires soient apportées, le cas échéant, sous réserve des lois applicables. Inversement, pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont exacts et à jour, nous vous demandons de nous informer de tout changement les concernant de sorte que nous puissions mettre à jour nos dossiers en conséquence.
De plus, lorsque des renseignements ont été recueillis avec votre consentement explicite, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec nous par courriel à l'adresse expertises@cyclonesante.com, ou par courrier à l'adresse :
Cyclone Santé Inc.
À l'attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels
1470, rue Peel, Tour A, 8e étage
Montréal (Québec) H3A 1T1
Canada
Veuillez noter que le retrait de votre consentement n'a aucun effet sur la légalité du traitement qui a été effectué avant que vous ayez retiré votre consentement.
Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées au début de la Politique. D'ordinaire, nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. Si nous ne pouvons pas accéder à votre demande, nous vous en expliquerons les raisons.
Si vous êtes situé au Québec, vous pouvez utiliser les formulaires fournis par la Commission d'accès à l'information du Québec pour soumettre votre demande.
9. Pouvez-vous gérer vos préférences en matière de témoins?
Oui. Toutefois, l'utilisation de témoins peut être nécessaire au bon fonctionnement de certaines fonctionnalités ou à des fins de sécurité. Vous pouvez contrôler vos préférences en matière de témoins par l'intermédiaire de votre navigateur.
Différentes options sont offertes, selon votre navigateur. Cliquez sur celui que vous utilisez pour en savoir plus :
- Google Chrome
- Vous pouvez également naviguer en mode privé lorsque vous utilisez Chrome.
- Firefox
- Safari
- Microsoft Edge
- Opera (en anglais seulement)
Google offre également une option d'exclusion relativement à la publicité comportementale et au marketing de relance. Pour savoir comment exercer cette option, visitez le Centre de sécurité de Google.
10. Pouvons-nous modifier la Politique?
Nous mettrons à jour la Politique s'il y a lieu, en fonction de l'évolution de nos pratiques, de la technologie, des exigences légales et d'autres facteurs. Veuillez consulter la mention « Dernière mise à jour » en haut de cette page pour connaître la date de la plus récente mise à jour.
Sauf indication contraire, toute modification apportée à la Politique entre en vigueur dès la publication de la Politique mise à jour sur notre site Web. Votre utilisation de nos Services à la suite de ces modifications indique votre consentement aux pratiques décrites dans la version actualisée de la Politique.